「所以我說那個文件呢?」 — 設計項目文件該怎麼寫?

August 3, 2021
UX Design

為什麼要寫設計文件?

有一個文件參照永遠都是長期有益的事。

寫文件可以在工作開始前確立項目目標與範圍、在工作進行時加速溝通,也方便項目完成後的參照。井井有條的文件方便分享與累積,在做總結或是作品集的時候格外受用。

UX設計案尤其需要文件紀錄,因為每個案子的背景與性質都大不相同、牽涉諸多資源或合作對象,時間一久就非常容易無跡可尋。

寫文件很浪費時間?

一般來說是的,但也可以不。

在設計過程中,本來就會研究、紀錄、發想、歸納。撰寫文件其實僅僅是把原本發生在腦袋的事情井井有條地讓電腦幫忙記憶而已。

真正浪費時間的是寫無意義的內容(也就是廢話)。這些內容需要額外的時間紀錄、整理。費時費力,也降低了整份文件的參照價值。

文件應該只記錄重要的事

在幾經嘗試之後,我發現「項目簡述、研究、設計與資料」的文件結構最為受用。不但簡潔而且靈活,從大到小的設計項目也都可以適用。

範本在哪裡以及如何使用

請在以下查看設計文件的案例與範本:

  1. 文件使用案例(以社群登入為例)
  2. 無填充內容的文件範本

接下來我會精簡介紹各個區塊所包含的內容,建議搭配參照以上的使用案例,會更加清楚書寫重點與內容。

在文章的最後我也會介紹設計文件完成之後的額外步驟(㊙️)

1. 項目簡述

第一個區塊是項目的簡介,也是整個項目的摘要,包含以下資訊:

  1. 假說與目標:項目所要達到的商業目標或要驗證的假說。
  2. 成功指標:衡量目標是否達成或假說是否成立的數字化指標。
  3. 項目範圍:項目所涉及到的裝置、平台、頁面等。
  4. 預期與限制:項目的軟性目標、硬性限制等。如果有milestone或timeline也可以放在這邊。
  5. 利害關係人:與本項目有關的團隊內外部人士,建議紀錄關聯方式與聯絡人。

2. 研究

接下來是與設計相關的研究,所有收集到的數據以及歸納出的發現總結在這個區塊中。我的研究通常包含下列三個主體:

  1. 產品:分析產品現況,如頁面設計、功能邏輯、用戶反饋。
  2. 用戶:用戶特徵、流量組成、使用行為等。
  3. 參考對象:競品與觀摩對象。通常我都會製作一個表格,協助自己有系統的探索參考對象(詳見範例文件)。

注意,在記錄研究數據時,需要詳細記錄數據來源、篩選條件、取樣日期範圍以及計算方式,以防日後難以核查。

3. 設計

設計區塊會包含設計判斷以及設計相關的連結:

  1. 設計策略:經由調查研究產出的設計方針,在中小型的設計案例中經常是可以忽略的。
  2. 設計資產:設計解決方案的連結,如心智圖、設計稿、Prototype等。

4. 資料

所有可用資料的集中處,主要目的是雜記與檢索,可以記錄以下種類:

  1. 筆記:所有在設計時的突發奇想。
  2. 會議記錄
  3. 所有數據:在「分析」區塊中出現過與沒出現過的數據資料。
  4. 外部文獻

本區塊的重點在全面而不是簡潔。不管內容對錯、重要與否,貼上來就對了。本區塊在最後就是讓人可以不用花費心思整理。

文件結構說明完

額外步驟:成效分析

在設計案結束之後,我會擇時在原本的設計文件之中創建一份子文件以紀錄設計成效分析。

加上成效分析之後,設計文件就變成完整的設計案例 — 從背景講到目標,從目標講到洞察,從洞察引導到解決方案然後以成效結尾。

因為有「項目簡述」中的目標與成功指標,需要採集與衡量的數據一目了然。你也可以逐一檢視「研究」與「設計」中的發現與設計策略,審視自己的判斷正確與否。

這樣一來在無形之中就又累積了一篇作品呢。

寫在最後

如果覺得這個架構值得嘗試,請拷貝它並自由地增刪,我的版本不會是最適合所有人的版本。

另外,我認為撰寫文件的時候最重要的是不要浪費時間

每個項目都有自己的獨特之處,習慣書寫就會知道在什麼章節擴充、什麼章節收斂,嘗試幾次之後就會找到合適自己的方式。